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Secondo le stime, circa il  40% delle attività aziendali è basato sui documenti, e la maggior parte delle società spende fino al 10% dei ricavi per produrli ed elaborarli.

La gestione intelligente dei documenti risulta essere come supporto alla crescita

I processi esistono per garantire che le informazioni giuste raggiungano le persone giuste al momento giusto, ma in realtà sono i documenti che trasmettono le informazioni. 

Il più delle volte i documenti contengono informazioni aziendali essenziali:

  • le fatture comunicano quanto devi e quanto ti è dovuto;
  • le proposte commerciali comunicano cosa puoi fare e cosa farai;
  • i materiali di marketing comunicano quali soluzioni puoi proporre ai clienti.

Anche i documenti all'apparenza più semplici e innocui possono rivelarsi fondamentali per gli obiettivi che l'azienda vuole raggiungere.

In genere, la gestione dei documenti viene ignorata non per negligenza, ma semplicemente perché non appare come una questione importante e urgente.

Se sei responsabile dell'IT di un'azienda in crescita, probabilmente dedichi tutto il tuo tempo a cercare di risolvere problemi, a occuparti del nuovo personale e a gestire l'infrastruttura alla massima velocità. 

Quindi quando vedi dei documenti abbandonati su una stampante, ti sembrano l'ultimo dei tuoi problemi mentre invece, se guardi meglio, possono far emergere domande importanti:

  • Si tratta di documenti con dati sensibili che se ne stanno lì alla portata di tutti?
  • Qualcuno potrebbe non ricevere una versione cruciale di un documento perché è rimasto alla stampante invece che arrivare sulla sua scrivania?
  • I dipendenti hanno un'idea di quanto costa sprecare carta e inchiostro?

Senza parlare delle conseguenze di una gestione inefficiente dei documenti e dell’impatto importante che ricade su tutte le persone e sui processi aziendali.

Se gestisci l'IT di un'azienda in crescita e stai cercando un modo per migliorare davvero le cose, la gestione dei documenti è un settore chiave da cui cominciare.

Analizza la provenienza dei documenti, il loro percorso e la loro destinazione: non migliorerai solo fattori come l'ubicazione delle stampanti o le policy sui dispositivi, ma avrai un forte impatto sul modo in cui la tua azienda comunica.

Il primo passo è verificare come sono gestiti i documenti attualmente, per capire cosa funziona e cosa no. Chiediti cose come:

  • Stampanti e scanner sono posizionati in modo da garantire l'accesso al maggior numero di persone?
  • I processi che hanno bisogno della stampa sono formalizzati oppure la stampa è semplicemente la risposta all’esigenza del momento?
  • Quali dei nostri flussi di lavoro documentali sono abbastanza prevedibili da poter essere automatizzati tramite una stampante multifunzione?
  • Quanti passi ci vogliono per scansionare un documento e archiviarlo in modo sicuro?
  • Esistono protocolli di sicurezza per assicurarsi che i documenti sensibili non siano mai lasciati incustoditi nei vassoi della stampante?

Dovrai stabilire cosa può essere automatizzato, cosa deve essere messo in sicurezza e chi deve averne il controllo.

Noi aiutiamo spesso le aziende in crescita ad analizzare i processi di gestione dei documenti e,  implementando una strategia per la gestione dei documenti, otteniamo che i responsabili dell'IT guadagnino tempo prezioso e non siano più coinvolti nella risoluzione di problemi minori.


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